Excel для HR: как анализировать текучесть и движение персонала

Для начала можно подготовить реестр сотрудников со следующими столбцами:

В качестве статусов можно использовать значения «Работает» и «Уволен». Для анализа причин увольнения полезно выделить отдельные категории: собственное желание, соглашение сторон, окончание срочного договора и другие основания, предусмотренные применимыми правилами.

Табельный номер лучше использовать вместо ФИО при расчётах и построении сводных таблиц. Это помогает уменьшить количество ошибок при обработке данных и ограничить использование персональной информации.

Важно также исключить дублирование сотрудников и установить единый формат дат.

Один из наиболее распространённых показателей HR-аналитики — коэффициент текучести кадров.

Для базового расчёта применяется формула:
Коэффициент текучести = количество увольнений за период / среднесписочная численность за период × 100%.

Например, за месяц из компании уволились 5 сотрудников, а среднесписочная численность составила 100 человек.

Расчёт:
5 / 100 × 100% = 5%.

Таким образом, коэффициент текучести за месяц составил 5%.

Чтобы автоматизировать расчёт, можно использовать отдельный лист с итоговыми показателями:

• B2 — количество увольнений;
• C2 — среднесписочная численность.

Формула Excel:
=ЕСЛИОШИБКА(B2/C2;0)

Для ячейки с результатом необходимо установить процентный формат.

Важный нюанс: в кадровой аналитике термин «текучесть» может рассчитываться по-разному.
Если компания хочет оценивать именно нежелательные увольнения, например уходы по инициативе работников, необходимо заранее определить, какие категории увольнений включаются в показатель. Нельзя автоматически считать все случаи прекращения трудовых отношений одинаковыми с точки зрения управления персоналом.

Если в реестре каждому сотруднику соответствует одна строка, а дата приёма указана в столбце D, количество принятых за месяц можно определить с помощью функции СЧЁТЕСЛИМН.

Например, для октября 2026 года:
=СЧЁТЕСЛИМН(D2:D1000;">="&ДАТА(2026;10;1);D2:D1000;"<"&ДАТА(2026;11;1))
Формула подсчитает записи с датой приёма с 1 по 31 октября включительно.

Чтобы рассчитать количество увольнений за этот же месяц, аналогичную формулу можно применить к столбцу E:
=СЧЁТЕСЛИМН(E2:E1000;">="&ДАТА(2026;10;1);E2:E1000;"<"&ДАТА(2026;11;1))

Такой подход позволяет быстро получать ежемесячные показатели без ручного подсчёта.

Для регулярного использования лучше вынести начало и конец анализируемого периода в отдельные ячейки и ссылаться на них в формулах. Тогда для расчёта другого месяца достаточно изменить даты, а не переписывать формулу.

Для расчёта текучести необходимо знать не только количество увольнений, но и численность персонала за анализируемый период.

Для предварительного анализа можно использовать среднее арифметическое численности на начало и конец периода:
Средняя численность = (численность на начало периода + численность на конец периода) / 2.

Например, в начале месяца в компании работали 100 сотрудников, а в конце — 110.
(100 + 110) / 2 = 105 сотрудников.

Если за месяц уволились 5 человек, предварительный коэффициент текучести составит:
5 / 105 × 100% ≈ 4,76%.

Однако этот упрощённый способ не всегда соответствует официальному расчёту среднесписочной численности. Если показатель используется для официальной статистики или иных обязательных целей, необходимо применять установленную методику. Для внутренней

HR-аналитики можно выбрать подходящий способ, но важно использовать его последовательно и документировать правила расчёта.

Общий показатель по компании не всегда показывает, где именно возникают проблемы.
Например, в организации работают три подразделения:


Из таблицы видно, что наибольшая текучесть наблюдается в отделе продаж.

Это повод для дополнительного анализа: возможно, проблема связана с системой мотивации, условиями труда, особенностями руководства, высокой нагрузкой или качеством подбора сотрудников. Однако сам показатель не объясняет причину увольнений — для этого потребуются дополнительные данные.

В Excel удобно использовать сводные таблицы, группируя данные по подразделениям, должностям, месяцам и категориям увольнений. Это помогает выявлять закономерности без создания отдельной формулы для каждой группы.

Для HR-специалиста важно понимать, как меняется показатель во времени.

Можно создать таблицу с такими столбцами:

• месяц;
• численность персонала;
• количество принятых;
• количество уволенных;
• коэффициент текучести;
• изменение относительно предыдущего месяца.

На основе этих данных создаются линейные диаграммы, которые показывают, растёт или снижается текучесть.

Например, если показатель увеличивается несколько месяцев подряд, стоит проверить, происходили ли в этот период изменения в организации работы, структуре оплаты, нагрузке или управлении командой.

При сравнении месяцев необходимо учитывать сезонность, массовый найм, реорганизации и другие обстоятельства. Само по себе повышение текучести не всегда означает ухудшение ситуации: оно может быть связано, например, с завершением временного проекта или сезонной занятостью.

Средний срок работы помогает понять, на каком этапе сотрудники чаще всего покидают организацию.

Если дата приёма находится в D2, а дата увольнения — в E2, продолжительность работы в днях можно рассчитать так:
=ЕСЛИ(D2="";"";ЕСЛИ(E2="";СЕГОДНЯ();E2)-D2)

Если сотрудник продолжает работать, формула рассчитывает срок до текущей даты. Если сотрудник уволен, используется дата увольнения.

При необходимости результат можно перевести в месяцы или годы для дальнейшего анализа.

Дополнительно полезно разделять сотрудников по стажу: до 3 месяцев, от 3 до 6 месяцев, от 6 до 12 месяцев и более года. Это помогает выявить проблемы адаптации и понять, насколько успешно компания удерживает новых работников.

Когда базовые расчёты настроены, можно собрать ключевые показатели на одном листе.

HR-дашборд может включать:

• текущую численность персонала;
• количество принятых и уволенных за месяц;
• коэффициент текучести;
• динамику текучести за последние 12 месяцев;
• подразделения с наибольшим количеством увольнений;
• распределение увольнений по категориям;
• средний стаж работы сотрудников.

Для визуализации можно использовать диаграммы, условное форматирование и сводные таблицы. Если данные регулярно обновляются, такой дашборд помогает готовить отчёты для руководства быстрее и нагляднее.

При работе с персональными данными следует ограничивать доступ к файлу, не включать в общий отчёт лишние сведения о конкретных сотрудниках и соблюдать внутренние правила обработки кадровой информации.

Даже при использовании формул Excel результаты могут оказаться неверными, если исходные данные подготовлены неправильно.

Наиболее распространённые ошибки:

• подсчёт увольнений без учёта периода;
• использование численности на конец месяца вместо выбранного показателя средней численности;
• включение в расчёт неподходящих категорий увольнений;
• дублирование сотрудников;
• неправильный формат дат;
• сравнение подразделений без учёта их размера;
• выводы о причинах увольнений только на основании коэффициента текучести;
• отсутствие единой методики расчёта между периодами.

Чтобы избежать ошибок, необходимо заранее определить показатели, проверить исходные данные и использовать единые правила анализа.

Excel — доступный инструмент для HR-аналитики, который помогает систематизировать сведения о сотрудниках, рассчитывать текучесть, отслеживать кадровое движение и анализировать изменения по подразделениям.

Освоение функций СЧЁТЕСЛИМН, ЕСЛИ, СУММЕСЛИ, сводных таблиц и диаграмм позволяет перейти от ручного подсчёта кадровых показателей к более системному управлению персоналом.

Для HR-специалиста владение Excel — это не просто технический навык. Это возможность обосновывать решения цифрами, своевременно выявлять кадровые риски и предлагать руководству меры, направленные на удержание сотрудников и развитие команды.